概要
SophiaFilingのQR / バーコード機能は、紙文書や帳票にあらかじめ掲載されているQRコードまたはバーコードをスキャン時に読み取り、そこから取得した情報をメタデータとして自動登録する機能です。
伝票・帳票・受領書など、QR/バーコードが印字された紙文書をスキャンするだけで、文書番号・取引先コード・日付などの属性情報が自動入力されます。スキャン後の手入力作業を排除し、登録ミスの防止と業務効率化を同時に実現します。
解決できる課題
スキャン後の手入力が多い
紙文書をスキャンしても、文書番号・日付・取引先などを手作業で入力する工数が発生している。
入力ミスによるメタデータの不整合
手入力に起因する誤記・表記ゆれで、後から検索・照合できないケースが生じている。
大量帳票の処理に時間がかかる
請求書・納品書・受領書など大量の帳票を日々処理する中で、1件ずつの属性入力が担当者の負担になっている。
紙文書と電子データの対応付けが手間
紙文書とシステム上の電子データをどう紐付けるか、運用ルールが徹底されず管理が属人化している。
主な機能
QR/バーコードの自動読み取り
スキャン時に紙文書上のQRコードまたはバーコードを自動検出・読み取ります。対応フォーマットはQRコード・Code39・Code128・JAN等、主要なコード体系に対応しています。
読み取り情報のメタデータ自動登録
読み取ったコードの内容（文書番号・取引先コード・日付など）を、SophiaFilingの属性項目に自動マッピングして登録します。どの属性に何を登録するかはシステム側で設定可能です。
一括スキャン・バッチ処理対応
複数枚の帳票を連続スキャンした場合も、各ページのQR/バーコードをそれぞれ読み取り、自動的に分類・登録します。大量帳票の処理を効率化します。
既存システムコードとの連携
ERPや基幹システムが発行する帳票のバーコードをそのまま活用できます。SophiaFiling側のマッピング設定により、既存の業務フローを変えずに導入可能です。
導入効果
登録工数の大幅削減
スキャンするだけでメタデータが自動入力。1件あたりの登録時間を大幅に短縮します。
入力ミスの防止
手入力をなくすことでヒューマンエラーを排除。検索・照合の精度が向上します。
既存帳票をそのまま活用
すでにQR/バーコードが印字されている帳票をそのまま利用可能。現場の運用変更を最小限に抑えます。