お客様の課題
電子取引データが各所に分散している
メール・Webサービス・クラウドストレージなど、受け取った電子取引データが複数の場所に分散して管理が煩雑になっている。
電子データを適切に保存・管理したい
電子帳簿保存法への対応として、電子取引データを適切に保存・管理する体制が整っていない。
必要な取引データをすぐに検索できない
電子取引データが増加するにつれ、必要なデータをすぐに見つけられず業務効率が低下している。
タイムスタンプ付与などの要件への対応が必要
法的要件として求められるタイムスタンプ付与・真実性確保の対応方法がわからない。
解決方法
電子取引データをSophiaFilingで一元管理し、検索・保管・権限管理などの文書管理業務を効率化します。電子帳簿保存法が求める保存要件（真実性の確保・可視性の確保）への対応を支援します。
DocusignやGMOサインとの連携により、電子契約で締結した取引文書の自動格納も可能です。
一元管理
メール・PDF・電子契約など形式を問わず、電子取引データをまとめて管理します。
高速検索
取引先・日付・金額・全文検索で必要な取引データを素早く特定します。
タイムスタンプ・真実性確保
SophiaFilingに登録されたPDFへのタイムスタンプ付与オプションや操作ログ記録により、文書の真実性確保を支援します。
利用機能・サービス
電子文書管理
PDF・メール添付など多様な電子取引データを属性情報とともに登録・管理します。
全文検索・属性情報管理
取引先・日付・金額・書類種別など多様な条件と全文検索で必要なデータを即座に抽出します。
アクセス権管理
閲覧・編集・ダウンロード権限を担当者・部署ごとに設定し、不正アクセスを防止します。
タイムスタンプ関連機能
SophiaFilingに登録された電子取引データ（PDF）に対し、タイムスタンプ付与オプションで改ざん検知・真実性確保を実現します。
電子契約連携
DocusignやGMOサインとの連携で、電子契約書をSophiaFilingへ自動格納します。
保存期間管理
文書種別ごとの法定保存期間を設定し、保存期間満了の管理・通知を自動化します。
利用イメージ
電子取引データの受領・取り込み
メール添付・Webダウンロード・電子契約サービスなどで受領した電子取引データをSophiaFilingへ取り込みます。
属性情報の登録・タイムスタンプ付与
取引先・日付・金額・書類種別などの属性情報を登録。登録されたPDFには、必要に応じてタイムスタンプ付与オプションを適用できます。
検索・閲覧・証跡管理
必要な取引データを属性・全文検索で即座に特定し、アクセスログで証跡を管理します。
保存期間管理・廃棄
法定保存期間に基づいた保存期間管理を行い、満了文書を適切に廃棄します。
導入効果
電子取引文書の一元管理
分散していた電子取引データを一箇所に集約し、管理効率を高めます。
検索・取り出し効率の向上
税務調査・監査での文書提出を迅速に対応できる検索体制を整えます。
適切な保存・管理体制の整備
電子帳簿保存法が求める保存要件への対応を支援し、コンプライアンスを強化します。