文書アーカイブとは
文書アーカイブは、設定した条件に基づいて文書を自動的に別のキャビネット（保管先）へ移動する機能です。タスクスケジューラと連携して定期実行でき、担当者が手作業で古い文書を整理する必要がなくなります。
「何年経過したら移動する」「特定の属性値になったら移動する」「文書ごとに保管年数を設定して移動する」という3つの条件タイプを柔軟に組み合わせて利用できます。
条件設定による自動移動
日付・属性値・保管年数など複数の条件を組み合わせて、文書の移動ルールを細かく設定できます。
定期自動実行
タスクスケジューラと連携し、毎日・毎月・指定日など任意のタイミングで自動実行されます。
階層構造を保持した移動
移動元のフォルダ階層構造を移動先に自動コピーして移動するため、アーカイブ後も整然とした管理が維持できます。
3つの移動条件タイプ
期間経過による移動
指定した日付型属性（契約日・作成日・更新日など）を基準に、一定年数が経過した文書を自動移動します。
属性値による移動
特定の属性値と一致した文書を移動します。期間条件と組み合わせることで「一定期間が経過し、かつ特定の状態になった文書」という複合条件も設定できます。
※複数の属性条件をANDで組み合わせることも可能です。
文書単位の保管年数指定
文書の属性に「保管年数」を設定しておくと、「基準日付＋保管年数」で保管期限が自動計算され、期限到達時に文書が移動されます。文書ごとに異なる保管ルールを適用できます。
活用シーン
契約書の法定保存期間管理
締結日から一定年数が経過した契約書を退避キャビネットへ自動移動。法定保存期間のルールを自動で運用し、管理担当者の手間を省きます。
満了・終了ステータスの文書整理
「契約状況：満了」など特定のステータスになった文書を自動的にアーカイブ。有効文書と終了文書を自動で分離し、現行キャビネットをすっきり保てます。
文書種別ごとに異なる保管期間を管理
同じキャビネット内でも文書種別によって保管年数が異なる場合、文書属性に保管年数を持たせることで個別の期限管理が実現できます。
古い図面・技術資料の自動整理
更新日や版作成日を基準に、一定期間更新のない図面や技術文書を退避キャビネットへ移動。現行資料だけが参照される環境を維持します。
機能の特長
柔軟な移動条件
期間・属性値・文書単位の保管年数という3種類の条件を単独または組み合わせて設定。さまざまな業務ルールに対応できます。
実行タイミングの細かな制御
毎回実行・毎月指定日実行・年1回指定月日実行など、業務スケジュールに合わせた実行タイミングを設定できます。
階層構造の自動コピー
移動元のフォルダ階層構造を移動先に自動作成してから文書を移動。アーカイブ後も整然とした階層構造が維持されます。
保管期限の自動計算
文書単位の保管年数を設定すると、システムが保管期限を自動計算して文書属性に登録。期限の手動計算・入力が不要になります。