こんなお悩みはありませんか？
何から電子化すればよいか分からない
対象にする契約書や部署、始める順番が決まらず、検討が進まない。
社内ルールや設定を自社だけで整えるのが難しい
承認の流れ、権限、テンプレートなど、決めることが多く手が回らない。
社内や取引先に定着するか不安
操作の説明や取引先への案内をどう進めればよいか分からない。
締結後の作業が手作業のまま
締結した契約書を一件ずつダウンロードして、保存先に移している。
契約書の保管場所がばらばら
電子契約はサービスの中、紙の契約書はキャビネットと分かれ、まとめて探せない。
契約の期限を管理しきれない
更新や解約の期限を個別に管理していて、見落としが心配。
サービス概要
電子契約は、サービスを契約するだけでは業務に定着しません。どの契約から電子化するのか、誰が承認するのか、締結した契約書をどこに保管するのか──。決めること、整えることがたくさんあります。
バイス・ネットは、電子契約サービスの導入支援に加えて、お客様の業務に合わせた連携ツールの開発、自社製品SophiaFilingによる締結後の契約書管理まで、契約業務全体を見据えてご支援します。
※イメージ図です
サービス内容
導入計画の整理01
電子化する契約書・部署と始める順番を整理し、無理のない導入計画を立てます。
業務フロー・運用ルールの整理02
現在の承認の流れや保管ルールを確認し、電子契約に合わせた運用ルールづくりをお手伝いします。
初期設定03
ユーザー・権限・フォルダ・テンプレート・承認フローなどを設定します。
操作説明・社内展開04
管理者・利用者向けの操作説明会を行い、社内マニュアルの作成もお手伝いします。
取引先へのご案内05
取引先に電子契約へ切り替えてもらうための案内資料づくりをお手伝いします。
利用開始後のフォロー06
使い始めてからの疑問やお困りごとにお答えし、定着まで支えます。
導入スケジュールの例（約3か月）
「システムの初期設定」と「1つのユースケース（例：業務委託契約の締結）の設定」をご支援する場合の、標準的な進め方です。
※スケジュールは一例です。対象にする契約の数や、社内での確認・調整の状況によって前後します。
対応サービス：Docusign／GMOサイン （そのほかの電子契約サービスもご相談ください）
※社内規程づくりの支援は運用面に限ります。法的な判断や助言は、弁護士などの専門家にご相談ください。
締結済みの契約書を、自動でBoxへ保存。フォルダ分けも、メタデータの登録も
締結が終わるたびに、次の作業を自動で行います。
- 契約書を自動で取り出して、Boxに保存
- 決まったルールで、フォルダ分け
- 契約先・締結日など、電子契約サービスから取得できる情報を、Boxのメタデータとして契約書に登録
手作業でのダウンロードや保存、情報の入力がいらなくなります。
メタデータがあると、Boxの中で契約先や締結日から
契約書を探したり、絞り込んだりしやすくなります。
登録する項目は、ご要件に合わせて決めます。
そのほかの連携も、ご要件をうかがったうえで開発の可否と進め方をご提案します。
※イメージ図です
署名依頼から保管までの連携
SophiaFilingに登録した契約書から署名依頼を送り、締結した契約書を自動で取り込みます。
締結済み契約書の自動保管
契約書PDFと、契約先・締結日など電子契約サービスから取得できる情報を、自動で登録します。保管用の場所は参照専用にでき、締結後の書き換えを防げます。
紙の契約書とまとめて管理
過去の紙の契約書はスキャンして登録し、電子契約と同じ画面で検索・閲覧できます。
全文検索
契約書の本文まで含めて検索できます。紙の契約書もOCRで文字を読み取り、検索の対象にできます。
有効期限・更新のお知らせ
契約満了日が近づいた契約書を、担当者にメールで自動でお知らせします。
関連する契約書の紐付け
基本契約と個別契約、変更契約などを紐付けて管理できます。
権限・履歴の管理
部署や担当者ごとのアクセス権、操作ログ、版数を管理できます。
※SophiaFilingとの連携は、ご要件に応じたカスタマイズで実現します。
※全文検索のOCR、有効期限・更新のお知らせは、オプション機能です。
電子帳簿保存法について
電子契約で締結した契約書は、電子帳簿保存法の「電子取引データ」にあたり、決められた要件を満たして保存する必要があります。電子契約サービスの中だけで管理すると、紙の契約書や他の取引書類とは別々の保管になりがちです。SophiaFilingでは、締結済みの契約書を取引年月日・金額・取引先などで検索できる形で、紙の契約書と同じ場所に保存し、操作ログやアクセス権の管理、タイムスタンプの付与（オプション）と組み合わせて、要件に沿った保存の仕組みづくりをご支援します。
※電子帳簿保存法の要件への適合は、保存方法と社内の運用をあわせて判断されます。法解釈については、所轄の税務署や税理士などの専門家にご確認ください。
関連ページ：SophiaFiling／契約書管理／電子取引データの文書管理
どの支援が必要か分からない段階でも、お気軽にご相談ください
無料相談サービスの強み
必要な支援だけを選べる
導入準備だけ、設定だけ、連携だけ──。お客様の状況に合わせて、必要な範囲に絞ってご支援します。
自社で開発できる
文書管理システムSophiaFilingを自社で開発しているソフトウェア会社です。標準機能で足りない部分は、業務に合わせた連携ツールの開発で補います。
締結後の管理まで見据えた提案
文書管理の専門会社として、締結した契約書の保管・検索・期限管理まで考えた運用をご提案します。
GMOサインのお申し込みから対応
当社はGMOサインの代理店契約を締結しています。お申し込みから導入・活用まで、当社が窓口となってご支援します。
活用イメージ
※ご支援内容の組み合わせ例です。
まずは1部門から
法務部の業務委託契約から電子化を始め、設定・説明会・取引先への案内までを支援。使い方が固まってから他部署へ広げる。
締結後の保存を自動に
Docusignで締結した契約書を、Boxの部署別フォルダへ自動で保存し、契約情報もメタデータとして登録する連携ツールを導入。手作業での保存や入力をなくす。
紙と電子をまとめて管理
GMOサインの導入と合わせてSophiaFilingで連携の仕組みを作り、過去の紙の契約書と新しい電子契約をまとめて検索・期限管理する。
導入の流れ
ご相談・現状のヒアリング
電子化したい契約や、現在の業務・課題をうかがいます。
ご提案・お見積り
必要な支援の範囲と進め方、お見積りをご提示します。
設計・設定・開発
運用ルールの整理、初期設定、必要に応じて連携ツールの開発を行います。
社内展開・利用開始
説明会や取引先へのご案内を行い、利用を開始します。
運用フォロー
利用開始後の疑問にお答えし、改善をご提案します。
※電子契約の導入支援の標準的な期間は、約3か月です。ご支援の範囲によって変わるため、ヒアリングのうえでご提示します。
よくある質問
「GMOサイン」「電子印鑑GMOサイン」はGMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社の登録商標です。DocusignはDocusign, Inc.の商標または登録商標です。BoxはBox, Inc.の商標または登録商標です。