お客様の課題
公文書を適切なルールに沿って管理したい
公文書管理法・条例・規程に基づいた管理体制が整備できておらず、規程の形骸化が懸念される。
文書の登録・保存・廃棄の管理が煩雑
紙文書が中心の管理体制で、登録から廃棄までの一貫したプロセス管理が難しい。
保存期間・廃棄時期の管理が難しい
文書ごとの保存区分・保存期間をExcelで管理しており、廃棄タイミングの判断が属人化している。
起案・決裁・施行の管理に手間がかかる
紙ベースの起案・決裁フローで処理状況の把握が難しく、決裁状況の確認に時間がかかる。
解決方法
SophiaFilingの公文書管理機能により、公文書のライフサイクル（収受・起案・登録・保存・検索・廃棄）を一元管理します。文書分類・保存区分の設定により、規程に沿った管理体制を整備します。
バイス・ネットは都道府県・政令指定都市を含む自治体・官公庁への導入実績を持ち、公文書管理の要件に精通した支援が可能です。
ライフサイクル管理
収受から廃棄まで、公文書のライフサイクル全体をシステムで一元管理します。
電子決裁・ワークフロー
起案・決裁・施行のフローをシステム上で管理し、決裁状況をリアルタイムに把握します。
保存期間・廃棄管理
文書種別ごとの保存期間を設定し、廃棄対象文書を自動的にリストアップします。
利用機能・サービス
公文書管理（ライフサイクル対応）
収受・起案・登録・保存・検索・廃棄までのライフサイクル全体をサポートします。
文書分類・全文検索
文書種別・保存区分・担当課などで分類し、全文検索で必要な文書を瞬時に特定します。
保存期間管理・廃棄管理
文書ごとの保存区分・期間を設定し、廃棄対象文書を自動通知・管理します。
承認ワークフロー
起案・決裁・施行の承認フローをシステム上で管理し、決裁状況を可視化します。
アクセス権管理
担当課・担当者ごとに閲覧・編集・承認権限を設定し、機密情報を適切に管理します。
外部システム連携
業務システム・税務システム・人事システム等との連携により、業務プロセスを統合します。
利用イメージ
文書の作成・起案・登録
文書を作成し、文書種別・保存区分・担当課などの属性情報とともにSophiaFilingへ登録します。
分類・保存区分の設定
規程に基づいた文書分類・保存区分を設定し、適切な保存先に格納します。
検索・閲覧・利用
必要な文書を検索し、権限に応じて閲覧・共有します。
保存期間管理・廃棄
保存期間が到来した文書を自動的に通知し、審査・承認を経て廃棄処理を行います。
導入効果
規程準拠の管理体制を整備
公文書管理規程に沿った一貫した管理体制を構築し、形骸化を防ぎます。
管理負担の大幅軽減
保存期間管理・廃棄管理の自動化により、担当者の管理工数を削減します。
決裁プロセスの効率化
電子決裁・ワークフロー管理により、起案から決裁・施行までのプロセスを迅速化します。