お客様の課題
契約書が複数の場所に分散している
紙の契約書・PDFファイル・各種システムに契約書が分散しており、どこに何があるか把握できていない。
必要な契約書をすぐに探せない
契約書を探すたびに担当者への問い合わせが発生し、確認に時間がかかる。
契約期限の管理が担当者任せになっている
更新・終了期限をExcelや個人のカレンダーで管理しており、担当者交代時に引き継ぎ漏れが生じやすい。
契約期限の確認漏れが心配
自動更新期限や解約通知期限の見落としにより、不要な契約が継続されるリスクがある。
解決方法
契約書をSophiaFilingで一元管理し、契約先・契約日・有効期限などの属性情報とともに登録します。全文検索と属性検索を組み合わせることで、必要な契約書をすぐに特定できます。
有効期限管理機能により、期限が近づいた契約書を担当者へ自動通知。承認ワークフローと組み合わせることで、更新・締結の承認プロセスも一元化できます。
一元管理
紙・PDF・電子契約を問わず、契約書をSophiaFilingに集約します。
高速検索
契約先・契約期間・金額など多様な条件と全文検索で即座に特定できます。
期限通知
有効期限が近づいた契約書を担当者へ自動メール通知します。
利用機能・サービス
契約書管理・属性管理
契約先・契約日・有効期限・契約金額・担当者など、契約に必要な属性情報を一元管理します。
全文検索
契約書の本文テキストを対象に全文検索し、特定の条件・文言を含む契約書を即座に抽出します。
有効期限通知
設定した日数前に担当者へ自動メール通知。更新・終了の確認漏れを防ぎます。
承認ワークフロー
契約書の登録・更新・締結に関する承認フローをシステム上で管理します。
アクセス権管理
契約書の閲覧・編集・ダウンロード権限を担当者・部署ごとに細かく設定します。
電子契約連携
DocusignやGMOサインで締結した契約書を自動的にSophiaFilingへ格納・管理できます。
利用イメージ
契約書を登録
契約先・契約日・有効期限・金額などの属性情報とともに契約書をSophiaFilingへ登録します。
必要な契約書を検索
契約先名・キーワード・期間などで検索し、必要な契約書をすぐに特定します。
期限が近づくと自動通知
設定した日数前になると担当者へ自動メール通知。更新・解約の判断を促します。
承認・更新処理
ワークフローで承認を経て、更新・締結・解約の手続きをシステム上で完結します。
導入効果
検索時間の大幅削減
契約書を探す手間をなくし、担当者への問い合わせを減らします。
期限切れ・更新漏れの防止
自動通知により、更新・解約の対応漏れによるリスクと損失を防ぎます。
ガバナンス強化
誰がいつ契約書を閲覧・変更したか記録し、内部統制・監査対応に対応します。