概要
SophiaFilingの有効期限通知機能は、文書に設定された有効期限・保存期限・更新期日をシステムが自動的に監視し、期限が近づいたタイミングで担当者へメール通知を送る機能です。契約書の自動更新漏れ、法定保存期間の超過、定期点検書類の失効などを未然に防ぎます。
通知タイミング・通知先・通知文面はカスタマイズ可能で、文書の種別ごとに異なる運用ルールを設定できます。期限管理をシステムに委ねることで、担当者の記憶や手作業に頼らない確実な文書ライフサイクル管理を実現します。
解決できる課題
契約更新の失念・対応漏れ
年間多数の契約書を管理するなかで、更新期限を見落とし、自動更新や失効が気づかず発生している。
法定保存期間の管理が困難
文書の種類ごとに異なる保存期間を個別に管理しており、廃棄基準が担当者の経験に依存している。
Excelや手帳での期限管理に限界
スプレッドシートやカレンダーで期限を管理しているが、文書と紐付いておらず確認・更新が手間になっている。
担当者交代時に引き継ぎが漏れる
期限管理が特定の担当者に属人化しており、異動や退職の際に引き継ぎが不完全になるリスクがある。
主な機能
1
有効期限の自動監視
文書のメタデータに登録された有効期限・更新期日・保存期間をシステムが毎日自動チェック。設定した日数前（例：30日前・7日前・当日）に通知を発行します。
2
メール通知の自動送信
期限が近づいた文書の情報（文書名・期限日・格納場所へのリンクなど）を担当者や承認者へ自動でメール送信します。通知文面・送信先・送信タイミングはルールごとに設定可能です。
3
期限種別・文書種別ごとの設定
契約書・定期点検記録・許認可書類など、文書の種別に応じて異なる通知ルールを設定できます。有効期限・更新期日・廃棄予定日など複数の期限項目を同時に管理できます。
4
期限切れ文書の一覧確認
期限超過文書・期限間近の文書をリスト形式で一覧表示。検索・フィルタリングにより、対応が必要な文書を素早く特定できます。