概要
SophiaFilingの承認ワークフロー機能は、文書の承認フローをシステムで管理し、承認状況の可視化・証跡の自動記録を実現します。紙回覧・メール承認による属人的な管理から脱却し、文書管理と業務プロセスを一体化します。
ワークフローで承認された内容はSophiaFilingに自動登録されます。登録されたPDFに対してはタイムスタンプ付与オプションを利用でき、内部監査・法的証跡が必要な文書管理にも対応します。
解決できる課題
承認の進捗が見えない・催促が手間
紙回覧やメール承認では誰の手元に文書があるか分からず、承認完了まで時間がかかっている。
承認フローが部署ごとにバラバラ
承認経路・承認者が統一されておらず、担当者が変わるたびに確認が必要な状態になっている。
誰がいつ承認したか記録が残らない
承認証跡がメールや紙に散在しており、後から承認経緯を確認・証明することが困難。
文書の改ざん・差し替えが心配
承認後に文書が差し替えられても気づく仕組みがなく、文書の正当性を保証できない。
主な機能
1
承認フローの設定・管理
文書種別ごとに承認経路・承認者・代理承認ルールを設定。承認フローをシステムで統一管理します。
2
承認進捗のリアルタイム確認
現在誰の手元で承認待ちになっているか一覧で確認可能。承認状況をいつでも把握できます。
3
承認済み文書の自動登録・タイムスタンプ付与
承認された内容はSophiaFilingに自動登録。登録されたPDFにタイムスタンプ付与オプションを適用することで、文書の真正性証明・改ざん検知が可能です。
4
承認履歴・操作ログの保存
誰がいつ承認・差戻し・コメントを行ったかを全て記録。監査対応・内部統制に必要な証跡を確保します。
導入効果
承認リードタイムの短縮
承認進捗を可視化し、承認待ち文書を放置されにくくします。
承認フローの標準化
部署・文書種別ごとの承認経路をシステムで統一。属人的な運用を排除します。
改ざん防止・証跡の確保
承認履歴・操作ログの記録に加え、登録PDFへのタイムスタンプ付与オプションにより、文書の正当性を確保します。