こんなお悩みはありませんか？
大量の紙文書・電子ファイルを1件ずつ登録している
スキャンした文書や既存のファイルを1件ずつ手作業で登録しており、量が多い時期に担当者の負担が集中してしまう。
属性情報の入力ミス・入力漏れが発生しやすい
登録時に氏名・日付・管理番号などを手入力しており、誤入力や転記ミスが起きやすい。入力作業そのものを減らしたい。
既存システムの大量データをまとめて移行したい
旧システムやファイルサーバにある数万件の文書をSophiaFilingに移行したいが、1件ずつ登録する手段しか見当たらない。
スキャン後の仕分け・属性入力作業が非効率
複合機でまとめてスキャンした後、1ファイルずつ開いて種類を確認し、手作業で分類・登録している。もっと効率的な方法がほしい。
複数文書一括登録の全体像
SophiaFilingの複数文書一括登録には、登録規模・運用スタイルに応じて選べる複数の方式があります。少量から大量まで、紙文書からデジタルデータまで、柔軟に対応できます。
エントリーツール
スキャナ直結・フォルダ監視・Excelからのコピペで、複数文書を連続して効率よく登録。
インポートツール
CSVファイルとデータを事前準備し、大量文書を一括登録。
エントリーツール
クライアントPCにインストールするタイプの登録専用アプリです。スキャナとの直結や属性の一括入力など、現場での連続登録に適した機能を備えています。
登録先キャビネット・階層を指定
登録先のキャビネットと階層フォルダを選択します。登録フォームに合わせた属性入力画面が表示されます。
スキャナまたはファイルを取り込み
スキャナを直結して連続読み込みするか、既存のファイルを読み込みます。フォルダを監視して自動的に取り込む設定も可能です。
属性情報を連続入力
画面でファイルを確認しながら属性を入力します。Excelなどからのコピー＆ペーストで、複数件分の属性をまとめて入力できます。フォーカススクロール（指定エリアの拡大表示）による入力支援にも対応しています。
サーバに一括登録
確認後、まとめてサーバに送信します。IME自動制御や入力値チェックで登録ミスを事前に防止できます。
組み合わせ可能な追加機能
QR / バーコード認識
QRコード・バーコード付きの書類をまとめてスキャンすると、コードを検知して文書を自動分割し、属性情報に自動入力します。カバーシートの活用にも対応。
→ QR / バーコード詳細全文OCR
スキャンした画像データからOCRでテキストを自動抽出。全文検索の対象にしたり、認識テキストを確認・編集してから登録できます。
インポートツール
大量の文書データをまとめてSophiaFilingに登録する際に使用するツールです。CSVファイルで属性情報と登録ファイルのパスを事前に準備しておくことで、サーバへの一括投入が可能になります。
CSVで属性と登録ファイルを指定
インポート形式のCSVに属性情報と登録ファイルのパスを記載して準備。Excelで作成・編集できます。
大量データの一括登録
大量の文書も一括登録可能。旧システム・ファイルサーバからの移行にも活用されています。
フォルダ監視登録
サーバー上で動作する登録プログラムが、あらかじめ決めた時間に監視フォルダを確認し、フォルダの直下に置かれたファイルをSophiaFilingへ自動で登録する機能です。担当者がツールを操作する必要がなく、複合機の「スキャンtoフォルダ」や他システムから出力されたファイルを、そのまま決まった場所へ取り込めます。
フォルダに置くだけで自動登録
監視フォルダごとに登録先のキャビネット・階層を設定できます。監視フォルダは複数作成できるため、部署や文書の種類ごとに登録先を分けた運用も可能です。
文書の自動分割
1ファイルを1文書として登録するほか、指定したページ数ごとの分割や、OCR・QRコード・バーコードの認識による自動分割にも対応。まとめてスキャンした書類も文書ごとに登録できます。
属性情報もあわせて登録
決められた構成のフォルダとCSV形式の属性ファイルを一緒に置くことで、契約者名などの属性情報や、1つの文書に複数のデータをまとめて登録できます。
登録結果を自動で整理
登録が終わったファイルは退避フォルダへ自動で移動し、「登録完了」と「エラー」に振り分けられます。登録できなかったファイルもすぐに確認できます。
DBLookup連携
キーとなる属性項目（管理番号・バーコード値など）を入力・読み取ると、他システムのデータベース（テーブル・ビュー）を参照し、関連する属性項目を自動入力する機能です。QR/バーコードやフォームOCRと組み合わせることで、属性入力をほぼ自動化できます。
他システムDBと自動連携
顧客管理システム・部品管理システム・基幹システムなどのDBから情報を取得。管理番号を入力するだけで顧客名・品名・金額などが自動補完されます。
Excelやファイルへの対応
Oracle DB・PostgreSQL との直結のほか、ExcelやCSVで管理しているデータをDBに取り込んで参照することも可能です。