お客様の課題
文書が見つからない・散在している
部署やシステムに分散した文書をまとめて検索できず、担当者への問い合わせが頻発している。
登録・分類作業に手間がかかる
受領文書の種別判断や属性入力を手作業で行っており、量が増えるほど負担が増している。
期限・更新管理が属人化している
契約更新期限や法定保存期間をExcel等で個別管理しており、担当者変更時に漏れが生じやすい。
ガバナンス・セキュリティの強化が必要
誰がいつ文書を閲覧・変更したか追跡できず、監査対応や情報漏洩対策が不十分な状態。
SophiaFilingとは
SophiaFilingは、企業・自治体が抱える文書管理の課題を包括的に解決するドキュメント管理プラットフォームです。紙文書・電子文書を問わず、文書の受け取り・登録・分類・管理・検索・活用・連携まで、業務の全プロセスをカバーします。
AI自動登録・全文検索・承認ワークフロー・有効期限通知など、文書管理DXに必要な機能を一体で提供。外部システムとの連携や導入支援サービスとあわせて、業務変革を一貫してサポートします。
あらゆる文書を一元管理
紙・電子・クラウドにまたがる文書をSophiaFiling一箇所に集約。検索・共有・権限管理を統一します。
AIで登録・検索・活用
AI自動登録で入力工数を削減し、全文検索で必要な情報をすぐに引き出します。
外部システムと連携
電子契約・Box・基幹システムとAPI連携し、文書の流れを業務プロセスと統合します。
主要機能
AI自動登録
文書内容をAIが解析し、自動分類・属性付与・登録まで一括処理します。
全文検索
大量文書からキーワードで必要情報を瞬時に検索できます。
承認ワークフロー
文書の承認フローをシステムで管理。承認された文書はSophiaFilingに自動登録され、登録されたPDFにはタイムスタンプ付与オプションも利用できます。
有効期限通知
契約書・法定文書の有効期限をシステムが自動監視し、担当者へ事前メール通知します。
文書アーカイブ
保管期限を迎えた文書を設定条件に基づき自動的に退避キャビネットへ移動します。
QR / バーコード
紙文書・現物書類と電子データの照合・紐付けをスムーズに実現します。
複数文書一括登録
スキャナ直結・フォルダ監視・CSV一括インポートで大量の文書を効率よく登録します。
AI活用
SophiaFilingのAI機能は「登録を省力化し、必要な情報をすぐに活用できる文書管理」を実現します。単なる機能としてではなく、業務の流れそのものを変えることを目的に設計されています。
AI自動登録による入力省力化
スキャン・PDF・メール添付ファイルを取り込むと、AIが文書種別・日付・取引先などの属性を自動抽出。担当者は確認・承認するだけで登録が完了します。
導入方式
SophiaFilingはクラウド版とオンプレミス版の2つの導入方式をご用意しています。セキュリティ要件・運用体制・予算に合わせてお選びください。
SophiaFiling クラウド
初期費用・月額費用についてはお問い合わせください
- すぐに使い始められる
- インフラ管理不要・自動バージョンアップ
- SLA 99.9%保証
- データセンターは国内設置
SophiaFiling オンプレミス
ライセンス費用・構築費用についてはお問い合わせください
- 自社環境にインストール
- 高度なセキュリティ要件に対応
- 既存ネットワーク環境に統合
- カスタマイズ・連携の自由度が高い
- データを自社管理