様々な場面でシステムの電子化がされてくると出てくる提案が、システムの統合です。 そして、集約した情報の検索を容易に行うため、あらかじめ統合されたシステムを各社が開発し、徐々に導入されております。
けれども統合システムを導入にはイニシャルコストなど考えなければならない問題が数多くあるため、なかなか簡単に導入できません。
その代替案として挙げられるのが既存システム・機器との連携ですが、現行システム・機器はそれぞれが独自仕様のため、連携が難しい面もあり、 こちらもなかなかスムーズに導入できないことがあります。
Sophia Filingシリーズではこのような問題を解決するために「連携インターフェース」をご用意し、 システムの連携をスムーズに行います。

顧客管理システムとの連携

あるユーザ様では、お客様との対応記録を電子化して運用していましたが、 契約書を紙で管理していたため、探すのにとても手間がかかっていました。 「契約書の電子化を行いたいが、現行の顧客管理システムを生かしたい」 そんなユーザー様のご要望に、Sophia Filing Enterpriseは柔軟に答えることができます。 このモデルでは、現行の顧客管理システムに僅かな改修を行い、 Sophia Filing Enterpriseの検索ツールを起動できるようにしました。

まず、顧客管理システムから、契約書を見たいお客様を検索します。 検索後、「契約書表示」のボタンを押すと、 ただちに検索結果を表示します。

属性自動補完

このモデルの参考になっているユーザー様では、１日に登録する文書が多く、 文書の登録を簡単に行いたいという強いご要望がありました。 また、ファイリングシステムを導入するにあたり、 １度システム登録作業で入力した内容を２度も入力したくないとの思いもございました。
そこで、顧客システムに登録したデータをCSVファイルに出力し、 Sophia Filing Enterpriseでスキャニングした際には契約番号をOCRで読み取ります。 そして、「自動属性入力」を選択すると、契約番号をキーにして、残りの属性情報を取得できるようにしました。 その結果、属性入力にかかる時間が大幅に短縮され、文書登録にかかる時間が短くなりました。