紙書類・図面を電子化する動きが加速しています。しかし、スキャンの手順が面倒だったり、 検索用の属性入力に時間がかかったりすると、結局は電子化されないことも少なくありません。
Sophia Filingシリーズではこのような問題にお応えするために、 複数ページある文書を一度にスキャンしても文書毎に登録することができる 「文書区切り」機能や、複合機を利用して、スキャンと登録のタイミングをずらして行える「複合機連携」機能など、 紙書類・図面をシステムへ容易に登録する機能を搭載しています。

自動文書区切り機能（Sophia Filingシリーズ全製品）

自動文書区切り機能は、スキャナからの読み込み時に、ADFからのスキャニングをさらに便利にする機能です。 これは、文書を区切る部分に区切り用紙を挟み込むことで、文書を分割します。 ページ数が不規則な場合でも確実に文書を区切ることができ、大量に文書を登録する際の手間を省きます。

複合機連携機能（Sophia Filing Enterprise）

複合機連携機能は、複合機上でスキャニングやＦＡＸ受信によって作成されたイメージファイルを、 自動でSophia Filing Enterpriseにとりこむことができます。

複合機を利用することで、スキャニングする際にファイリングソフトを扱う必要がありません。 たとえば登録業務でスキャナを利用したい時間帯に、コピーやFAX受信などで利用できない場合、 複合機が空いている時あらかじめスキャンだけを行っておきます。 そうすることで、複合機がどんなに混んでいても、好きなときにいつでも登録作業が行えます。 また、属性入力作業を行う時に、文書毎にわざわざ席を離れる必要がなくなるため、効率よく登録作業に集中することができます。
さらに、複合機からSophia Filing Enterpriseにデータを取り込む際に、 ＯＣＲやバーコードを用いて、属性を自動付与したり、文書を区切るなどのカスタマイズを加えることも可能です。

画像を見ながら属性入力（Sophia Filing Enterprise / Sophia Filing Standard）

属性とは、一言でいえば検索のためのキーワードのことです。 管理する文書によって、入力する属性は異なりますが、具体的な属性項目としては、 登録日、登録者、文書種別(文書／記録)、廃棄予定日、文書番号、発行者、発行部門、改訂日、版数、見直し予定日、 保存年限などがあります。
Sophia Filingシリーズでは、 これらの属性の入力を簡単に行える様々な機能や操作性を実現しております。 そのひとつが、検索用の属性の入力もスキャンした画像を見て確認しながら行えるところです。 これにより、一度スキャンした紙書類は見る必要がなく、紙書類の電子化を効率よく行えます。

さらに、Sophia Filing Enterpriseには「フォーカススクロール機能」があります。 これは、属性入力が記載されている位置にイメージを自動的に移動させる機能です。 これにより、画面を参照しながらの属性入力がさらに効率よく行え、大量に書類がある時にも、手早く処理することができます。