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ホーム > ソリューション > 大量にある紙書類を簡単に登録したい

紙書類・図面を電子化する際にスキャンの手間や検索キーワードの
入力に時間がかかると電子化が滞ることも少なくありません。

Sophia Filingシリーズではこのような問題にお応えするために
一度にスキャンしても文書毎に登録することができる「文書区切り」機能や、スキャンと登録のタイミングを切り離して行える
「複合機連携」機能など、紙書類・図面をシステムへ容易に登録する機能を搭載しています。


自動文書区切り機能

自動文書区切り機能は、ADFからのスキャニングをさらに便利にする機能です。
書類の間に「区切り用紙」を挟み込むことで、文書を分割します。
ページ数が不規則な場合でも確実に文書を区切ることができ、大量に文書を登録する際の手間を省きます。


複合機連携機能

複合機連携機能は、複合機上でスキャニングやFAX受信によって
作成されたイメージファイルを自動でSophia Filing Enterpriseにとりこむことができます。
複合機を利用していない時にあらかじめスキャンだけを行っておくことで
複合機がどんなに混んでいても、好きなときにいつでも登録作業が行えます。

また、属性入力作業を行う時に、文書毎にわざわざ席を離れる必要がなくなるため
効率よく登録作業に集中することができます。
さらに、複合機からSophia Filing Enterpriseにデータを取り込む際に
OCRやバーコードを用いて、属性を自動付与したり、文書を区切るなどのカスタマイズを加えることも可能です。


画像を見ながら属性入力

属性とは、一言でいえば検索のためのキーワードのことです。
管理する文書によって入力する属性は異なりますが、具体的な属性項目としては、
登録日、登録者、文書種別(文書/記録)、廃棄予定日、文書番号、発行者、発行部門、改訂日、版数、見直し予定日、保存年限などがあります。
Sophia Filingシリーズでは、これらの属性の入力を簡単に行える様々な機能や操作性を実現しております。
そのひとつが、検索用の属性の入力もスキャンした画像を見て確認しながら行えるところです。
これにより、一度スキャンした紙書類は見る必要がなく、紙書類の電子化を効率よく行えます。


さらに、Sophia Filing Enterprisには「フォーカススクロール機能」があります。
これは、属性入力が記載されている位置にイメージを自動的に移動させる機能です。
これにより、画面を参照しながらの属性入力がさらに効率よく行え、大量に書類がある時にも手早く処理することができます。

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