株式会社バイス・ネット|文書管理システム・ソリューションの提供

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文書管理の担当になったが、何からはじめていいのかわからない・・・
このような漠然とした課題には、コンサルティングサービスを活用し、
文書管理の必要性の再認識から始めましょう!


文書管理の必要性を再認識しよう!

お客様の文書管理担当者に話を伺うと、
 ・文書管理の必要性はわかっているが、準備が一向に進まない
 ・ルールやガイドラインはあるが、運用されていない
といった課題が多く挙げられます。

現場では、
 ・紙が氾濫して整理 管理ができない
 ・ファイルを探せない 時間がかかる
 ・最新バージョンがわからない 廃棄できない
などの現実的な問題が、日々増加しているのが現状です。

また、経営課題としては、情報資産管理の安全性や内部統制の強化、
災害対策 などの組織的な取り組みも必要とされています。


これらの課題はほんの一部分で、お客様により多様多種であると捉えております。
弊社の文書管理コンサルティングサービスでは、現状の調査から行い、
個々の課題を明確にしていきます。


現状調査から運用の継続支援までをトータルサポート

コンサルティングサービスでは、まず 活動の目的とゴールを設定し、
いつまでに何をするかというスケジュールを明確化します。
次に 現状の調査や課題を整理し、運用ルールを決めていきます。

その後 実際に文書の整理フェーズに入りますが、この際にスキャンニング代行や
文書管理システムを導入する場合は専門チームが対応しています。

運用開始後には、活動成果のまとめや統括責任者への報告を行い、当初の目的が達成
されたか確認できる機会を設けています。
また、今後の維持活動計画書を作成し、課題整理と詳細計画をご提示しています。


文書管理 見直しのきっかけ

最近では、オフィスの移転計画が持ち上がった段階でのご依頼が多くなっています。
新たな環境で仕事をするという目標ができるため、文書管理へのモチベーションも
高くなっており、最適な機会と言えます。

「移転まで半年を切ってしまっている!何とかならないか?」など、
移転目前でお問い合わせいただくケースもありますが、移転後を見据えて、
少なくとも1年前に活動を始めることが理想です。


スムーズに運用を開始するには

まずは、現状を知り、分析し、問題を可視化することが大切です。
 ・なぜ管理が乱雑なのか?
 ・なぜ文書削減ができないのか?

現状把握の為に、まずはお客様の統括部門や対象部門からヒアリングを行います。
周囲の協力なくして成功はないため、なぜ文書管理が必要なのか?という再認識や
意識改革から始めます。
(省スペース化、コスト削減、セキュリティ対策など)

また、文書管理規程や運用ガイドラインを見直すことが目的になってはいけません。
文書の発生~廃棄までの文書のライフサイクルを意識し、今後の業務が窮屈に
ならないよう、うまく運用していけることを想定することが大切です。



文書管理コンサルティングサービスに関するお問い合わせは こちら まで。

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